L’archivio condominiale nella normativa UNI 10801
Cosa è l'archivio condominiale?
La certificazione di qualità per gli amministratori prevede un elenco obbligatorio di documenti e registri che l’amministratore deve tenere con cura, rispettando modalità e tempi di conservazione.
La normativa è stata predisposta dall’Ente Nazionale Italiano di Unificazione, normativa coordinata sia con la legge di riforma L. 220/2012 che con la documentazione già presente nella prassi contabile..
Il contenuto del fascicolo condominiale.
La norma UNI 10801 prevede quindi la tenuta di un fascicolo immobiliare, più comunemente chiamato come archivio condominiale nel quale confluiscono almeno 26 documenti tra i quali:
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libro dei verbali vidimato da un notaio;
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Planimetria dello stabile con la data dell’ultimo aggiornamento;
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Elaborato planimetrico con la rappresentazione delle parti comuni;
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Situazione anagrafica dei partecipanti aventi titolo al condominio con riferimenti catastali;
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Schede grafie tecnica di:
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dell’impianto di riscaldamento e raffrescamento centralizzati se presenti;
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dell’impianto di adduzione acqua sanitaria;
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dell’impianto di adduzione dell’impianto elettrico;
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dell’impianto delle acque chiare e nere;
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dell’impianto di adduzione del gas;
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dell’impianto di ricezione tv e degli altri impianti tecnologici esistenti;
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dell’impianto telefonico;
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degli elevatori;
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dell’impianto antincendio;
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copia autentica della polizza global del fabbricato;
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Fascicolo di tutti gli attestati di conformità integrali degli impianti con nulla osta dei vigili del fuoco;
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Decreti di vincolo;
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Tabelle millesimali di proprietà generale e tabelle derivate per il riparto delle spese con l’è laborato di calcolo;
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Regolamento di condominio;
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Raccolta dei rendiconti approvati e riparti degli ultimi cinque anni approvati dalle rispettive assemblee;
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Raccolta dei contratti stipulati;
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Atti e convenzioni costitutivi di servitù o altri diritti di terzi gravanti sul condominio;
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Raccolta dei giustificativi di spesa per i quali la legge prevede la conservazione per periodi maggiori dei 5 anni;
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Le scritture contabili e documentazioni previste dalla legge e connesse con il ruolo di sostituto di imposta;
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Codice fiscale;
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Partita iva dell’amministratore.
Perché avere tutta questa documentazione? È solo una perdita di denaro e di tempo?
Tenere un archivio condominiale completo ed in ordine non è mai una perdita di tempo ma, anzi, è un investimento.
Pensiamo soltanto al cambio di gestione dell’amministratore che in caso di mancanza di documentazione non potrà avere i dati di partenza chiari e precisi oppure, nell’ipotesi della rottura di una tubazione sarà possibile intervenire in modo più rapido ed economico evitando gravose spese di ricerca guasto.
Pertanto avere la garanzia da parte dell’amministratore della tenuta precisa, puntuale e accessibile dell’archivio condominiale è una garanzia per tutti i condomini di professionalità e trasparenza.
Molto spesso bisogna rilevare che gli edifici non hanno la documentazione grafica e tecnica degli impianti e, l’ottenimento di tali documenti è costoso e, molto spesso, il condominio non è disposto ad investire risorse per elaborati tecnici che possono non avere un immediato utilizzo.
In ogni caso è necessario sapere che avere la documentazione in ordine consente di prevenire conflitti chiarendo prima le responsabilità; consentire una risoluzione dei conflitti più veloce; consentire interventi tecnici più economici e veloci; avere un dato affidabile di partenza sia per i lavori che per la contabilità; evitare modifiche della documentazione, smarrimenti e sottrazioni; rispettare la normativa civilistica e fiscale; questi sono solo alcuni dei vantaggi che si ottengono con un fascicolo del condominio completo e aggiornato.
Quali sono le soluzioni?
Innanzitutto richiedere all’amministratore di condominio l’elenco dei documenti posseduti e la modalità di custodia.
CondominioAdvisor è attento alla gestione della documentazione, punto debole di molte amministrazioni condominiali.
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Inoltre, CondominioAdvisor ha sviluppato in collaborazione con la società Eternity Wall un innovativo sistema di open timestamping cosiddetta marcatura temporale aperta che consente di avere la certezza del contenuto di un documento informatico, della sua corrispondenza con l’originale e dell’esistenza del documento prima di una certa data.
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