I metodi di convocazione delle delibere assembleari

La legge all'art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile dispone che l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale contenente specifica indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano, e deve contenere l'indicazione del luogo e dell'ora della riunione.

Da una prima lettura della legge, modificata dalla Riforma del Condominio del 2012, molti hanno interpretato la norma in modo restrittivo nel senso di ritenere le modalità di convocazione un numero chiuso non modificabile dal condominio o dal singolo condòmino.

Infatti prima della riforma del Condominio la Cassazione era dell'opinione della libertà della forma nell'invio della convocazione con onere della prova a carico sempre dell'amministratore.

QUALI SANZIONI IN CASO DI MANCATA REGOLARE CONVOCAZIONE?

La sanzione che la legge prevede in caso di irregolarità della convocazione della delibera assembleare è molto grave.

E' la stessa legge che dispone che
“in caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione assembleare è annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati”.

Quindi il mancato rispetto delle modalità e termini di convocazione possono giungere a determiniare l'invalidità e annullabilità di una delibera assemlbeare, vanificando così l'intera adunanza e le decisioni presse.
Per questo motivo gli amministratori sono molto attenti nel rispetto della forma al fine di evitare problemi.

La convocazione dell'assemblea con email è valida ai fini della regolare convocazione dell'assemblea condominiale?

Se espressamente richiesta quale metodo di convocazione da parte del Condòmino sembra proprio di si!

Infatti, a conferma di questa tesi, già anticipata da alcuni esperti, la Corte D'Appello di Brescia con la Sentenza sentenza 7 dicembre 2018 – 3 gennaio 2019, n. 4 ha statuito che la convocazione via email, anche se non eseguita con PEC (Posta Elettronica Certificata) è valida e non è causa di annullamento di una delibera assembleare.
A tal proposito il caso portata all'attenzione della Corte D'Appello veniva era relativa all'impungazione di una delibera per asserita violazione dell'art. 66 disp. att. c.c.

Il condòmino che aveva contestato l'operato dell'amministratore di condominio lamentava che la convocazione via e-mail non fosse valida per ritenere regolarmente convocata l'assemblea di condominio. Sempre secondo il condòmino l'unico mezzo utile a rendere certo l'invio dell'avviso di convocazione sarebbe a mezzo PEC, unica forma che può ritenersi equipollente alla raccomandata e tale da consentire all'amministratore di dare prova della ricezione dell'avviso stesso.
La contestazione del condòmino è stata ritenuta infondata.

I Giudice della Corte D'Appello pur avendo rilevato che è corretto ritenere che unico strumento equipollente alla raccomandata indicata dalla disposizione di legge è la comunicazione PEC, posto che solo con tale modalità perviene al notificante un messaggio di accettazione e consegna dell'avviso, tuttavia è stato rilevato che nel caso in esame è stato lo stesso condòmino a richiedere l'invio di una email.

Pertanto la Corte D'Appello ha statuito che essendo stato “lo stesso Condòmino ad aver richiesto la comunicazione avverso un mezzo "informale" quale la email, non avendo egli indicato un indirizzo PEC bensì l'indirizzo, mail, (omissis...). Ne consegue che l'invio della mail per come dimostrato dal Condominio appellato ha rispettato le forme indicate dal condomino”.

La decisione presa dalla Corte D'Appello è molto importante perchè crea un precedente su un tema molto dibattuto, ovvero la modalità di convocazione della delibera assembleare.

Infatti, da un lato solo le società ed i professionisti sono obbligati ad avere una PEC e, pertanto, restano esclusi molti proprietaria di immobili che non hanno attivato volontariamente una PEC.
La PEC ha comunque dei costi di attivazione per l'utente e deve essere controllare periodicamente, la raccomandata ha elevati costi di invio e di gestione cartacea per l'amministratore oltre a comportare dei problemi per il ricevente che, spesso, si deve recare all'Ufficio Postale per ritenere la raccomandata giacente perdendo molto tempo.

La email è, senza alcun dubbio, il sistema più economico e semplice di invio di una comunicazione e, orami, praticamente tutti ne hanno più di una casella attivata senza alcun costo.

GLI ALTRI PRECEDENTI GIUDIZIARI.

In precedenza si era discusso sulla validità dell'invio di PEC ad indirizzo di posta ordinaria fosse valido ai fini della convocazione a mezzo PEC.
La giurisprudenza aveva già chiarito che sia il mittente che il ricevente devono essere dotati di un indirizzo PEC in quanto una PEC inviata ad una mail tradizionale non consente di dare la certezza informatica che solo una comunicazione inviata tra due PEC e firmata digitalmente può dare.

COME E' POSSIBILE UTILIZZARE LA EMAIL AL POSTO DELLA PEC, FAX O DELLA RACCOMANDATA A/R?

Una sentenza, seppur di una Corte di Appello, non è certo legge.

Il legislatore ha introdotto la parificazione della sola PEC (Posta Elettronica Certificata) e del FAX all'invio della tradizionale raccomandata o della consegna a mano ma, allo stesso tempo, non ha vietato altre forme di invio ma, di contro, non le ha neppure validate.

L'utilizzo del FAX è ormai un lontano ricordo del passato decennio, oggi l'utilizzo della email e della PEC è spesso soppiantato addirittura da altri strumenti informatici come i social network o piattaforme informatiche come CondominioAdvisor.
Alla luce del precedente giudiziario sopra richiamato l'utilizzo della email, deve essere preceduta da una dichiarazione di assenso all'invio della comunicazione presso un determinato indirizzo email di proprietà del Condòmino.

Quindi l'amministratore di condominio dovrebbe preventivamente raccogliere il consenso scritto del condòmino e richiedere, a nostro modesto avviso, anche la conferma esplicita via email di avvenuta ricezione del messaggio contenente la convocazione assembleare.
Rispettando queste piccole accortezze, considerando anche il precedente della Corte D'Appello di Brescia, difficilmente il condòmino potrà contestare la mancata formale convocazione in assemlea e potrà essere consentito un risparmio di tempi e costi al condominio ed al condòmino.

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